Dass sich das Internet auf vielfältige Weise nutzen lässt, um sowohl ein passives als auch ein aktives Einkommen zu erwirtschaften, liegt auf der Hand. Wer nicht nur auf der Suche nach einem Nebeneinkommen ist, sucht oft nach Berufsbildern, bei denen der Kundenkontakt hauptsächlich über das Netz stattfindet. Beim sogenannten virtuellen Assistenten ist dies der Fall. Der oder die Selbständige unterstützt Unternehmen bei der alltäglichen Arbeit und bleibt dabei dennoch in seinem eigenen Home Office. Vor dem Schritt in die Selbständigkeit sollten sich Interessierte jedoch etwas genauer mit der Tätigkeit als virtueller Assistent beschäftigen.
Was tut ein virtueller Assistent?
Wie bereits erwähnt, wirkt ein virtueller Assistent unterstützend. Genau wie die persönliche Sekretärin im Büro oder die Abteilungs-Assistentin in einem Unternehmen kümmert sich der virtuelle Assistent um allerlei anfallenden Aufgaben. Der Vorteil für den Auftraggeber liegt darin, dass er mehr Zeit für das Wesentliche hat und auch dann Assistenzleistungen in Anspruch nehmen kann, wenn er selbst kein festes Personal einstellen möchte.
Virtuelle Assistenten übernehmen wichtige Aufgaben. (Quelle: FirmBee (CC0-Lizenz)/ pixabay.com)
Zu den Aufgaben, die ein virtueller Assistent erledigt, gehören dann unter anderem:
- Betreuung von Social Media Accounts,
- Annahme von Telefonaten,
- Korrespondenz via E-Mail,
- Planung von Geschäftsterminen und Reisen,
- Recherchetätigkeiten,
- Textkorrekturen und Übersetzungen
- Vorbereitung der Buchhaltung
- und Erstellung von geschäftlichen Schreiben.
Je nach Spezialisierung des Einzelnen können sich die Leistungen auch auf sehr viel spezifischere Bereiche beziehen und Dinge wie Texterstellung, Grafikdesign und Linkbuilding umfassen. So könnte auch jemand, der mit Bloggen Geld verdient, einen virtuellen Assistenten mit dem Einpflegen von Blogartikeln und der Bildrecherche beauftragen.
Wichtig ist selbstverständlich, dass der virtuelle Assistent gut erreichbar für seine Kunden ist. Feste Öffnungszeiten sind hilfreich, um die eigene Auslastung zu optimieren und erleichtern auch die Tätigkeit für mehrere Kunden parallel.
Voraussetzungen für die Arbeit als virtueller Assistent
Ein virtueller Assistent beschäftigt sich vorrangig mit klassischen Bürotätigkeiten, die in größeren Unternehmen Sekretärinnen und Sekretäre übernehmen. Es ist daher von Vorteil, wenn eine kaufmännische Ausbildung als Basis genutzt werden kann. Ausbildungsberufe wie Industriekaufmann/-frau, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder auch Bürokauffrau/-mann statten die selbständige Person mit wertvollem Grundwissen aus und unterstützen eine professionelle Außenwirkung. Je nach Spezialisierung des eigenen Unternehmens können selbstverständlich auch Steuerfachangestellte oder medizinische Fachangestellte ihre Dienste anbieten.
Vor dem Start gibt es auch für virtuelle Assistenten einiges zu tun. (Quelle: PourquoiPas (CC0-Lizenz)/ pixabay.com)
Entscheidend für den Start in die Selbständigkeit ist auch die offizielle Gewerbeanmeldung des eigenen Unternehmens. Dies ist wichtig, um allen Auftraggebern in Zukunft korrekte Rechnungen zukommen lassen zu können und die eigenen Einnahmen zu versteuern. Wer sich noch in den Anfängen befindet und Fragen zu diesen Themen hat, sollte einen fachkundigen Steuerberater aufsuchen und sich eingehend informieren.
Auch die Gestaltung der künftigen Einnahmen ist ein Punkt, der am besten schon vor der Selbständigkeit geklärt werden sollte. Die meisten virtuellen Assistenten rechnen mit Stundensätzen ab und stellen am Ende eines Monats oder Projekts alle geleisteten Arbeitsstunden in Rechnung. Wer ohne Agentur arbeitet und sich selbst um die Akquise kümmert, sollte den eigenen Stundensatz etwas höher ansetzen. Einen hilfreichen Rechner für Stundensätze in der Selbständigkeit hat guru-20.info zusammengestellt.
Die richtige Büro-Ausstattung
Virtuelle Assistenten arbeiten nicht im Unternehmen ihres Kunden. Ihr Schreibtisch, an dem sie sich um die Belange mehrerer Kunden kümmern, steht in aller Regel im eigenen Zuhause. Da es bei Assistenzleistungen vor allem auf ein gutes Zeitmanagement, Sorgfalt und Vertrauenswürdigkeit abkommt, sollte das Heimbüro professionell eingerichtet werden. Auch die Ergonomie am Arbeitsplatz spielt eine Rolle, weswegen ein Blick auf die Checkliste von zeitblueten.com sinnvoll ist.
Ein gut ausgestattetes Büro unterstützt die alltägliche Arbeit. (Quelle: hamonazaryan1 (CC0-Lizenz)/ pixabay.com)
Mindestens vorhanden sein sollten im Home Office:
- Ein Schreibtisch inklusive Stuhl,
- ein PC oder Notebook,
- ein Drucker mit Scan- und Kopierfunktion,
- ein Telefon
- Büromaterialien wie Stifte, Blöcke und Briefumschläge
- und ausreichend Hefter sowie Ordner.
Da das Budget gerade zu Beginn der Selbständigkeit in vielen Fällen gering ist, lohnt sich die Suche nach Sparmöglichkeiten. So gibt es durchaus Discounter für Büromöbel und -ausstattung, die ihre Waren deutlich unter den üblichen Preisen verkaufen. Auch kleinere Utensilien wie Druckerpatronen müssen nicht allzu sehr ins Geld gehen, wenn auf sinnvolle Alternativen gesetzt wird. Prindo.de empfiehlt recycelte Tintenpatronen, da diese sehr viel günstiger sind als Neuware. Hier werden bereits genutzte Patronen gereinigt, aufbereitet und neu befüllt. Letztlich lässt sich durch die mehrfache Verwendung sogar die Umwelt schonen, was die verantwortungsbewusste Außenwirkung des eigenen Unternehmens untermauert.
Unverzichtbar im Büro eines virtuellen Assistenten ist auch ein solider Internetzugang. Ein zu langsames oder unzuverlässiges Netz stört die Kommunikation mit der Kundschaft und kann im Zweifelsfall sogar für den Verlust von Neukunden sorgen. Es lohnt sich daher, beim eigenen Netzbetreiber nach schnelleren Verbindungen und günstigen Tarifen zu fragen.
Ist das eigene Home Office dann gut ausgestattet und verfügt der virtuelle Assistent über die notwendige Software wie Textverarbeitungsprogramme, Grafikprogramme oder auch Datenbank-Verwaltungs-Programme, steht der Selbständigkeit nichts mehr im Wege. Dann heißt es nur noch, auf die Suche nach Kunden zu gehen und gute Arbeit zu leisten. Letzteres nämlich fördert die Weiterempfehlungsrate, sodass mancher Neukunde ganz von selbst auf den Unternehmer zukommt.
